Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) wajib membuat atau mengajukan rencana program kegiatan tahunan berupa Rencana Anggaran Belanja (RAB) kepada STIKes Hamzar melalui Koordinator Kemahasiswaan. Pengajuan RAB dilakukan pada awal tahun anggaran baru. Koordinator Kemahsiswaan akan mempelajari dan mengoreksi usulan kegiatan, kemudian akan dikonsultasikan ke Wakil ketua Bidang Kemahasiswaan. Setelah RAB disetujui dan ditandatangani oleh Wakil Ketua Bidang Ke-mahasiswaan serta Kemahasiswaan, setiap organisasi mengajukan surat permohonan pencairan (SPP) yang diajukan kepada Koordinator Kemahasiswaan paling lambat tanggal 10 setiap bulannya untuk kegiatan yang akan dilaksanakan bulan berikutnya. Pencairan dana akan dilaksanakan minimal 1 (satu) minggu sebelum kegiatan dilangsungkan, dan akan diberikan kepada organisasi pengusul.
Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan harus segera selesai dan diserahkan paling lambat 1 (satu) minggu setelah kegiatan berlangsung. Laporan Pertangungjawaban Kegiatan hendaknya meliputi hal-hal minimal :
- Laporan tertulis hasil kegiatan.
- Laporan penggunaan dana yang diperoleh harus disertai bukti nota/kuitansi, ditempel pada kertas dan lampiran foto dokumentasi.
Keterlambatan menyerahkan laporan pelaksanaan kegiataan pada waktu yang ditentukan, akan menghambat pencairan dana kegiatana mahasiswa selanjutnya, bukan hanya pada organisasi yang melakukan kegiatan tetapi juga akan berdampak pada semua kegiatan kemaha-siswaan yang akan berlangsung bulan berikutnya.